Naujoko sėkmė naudinga visiems. Daugelis prie jos gali (ne)tiesiogiai prisidėti. Mes siūlome atkreipti dėmesį į 10 dalykų, kurie padėtų adaptuotis naujokui, palengvintų vadovo, personalo, teisės, finansų, rinkodaros ir komunikacijos, teisės skyriaus darbus.
Naujoko sėkmė naudinga visiems. Daugelis prie jos gali (ne)tiesiogiai prisidėti. Mes siūlome atkreipti dėmesį į 10 dalykų, kurie padėtų adaptuotis naujokui, palengvintų vadovo, personalo, teisės, finansų, rinkodaros ir komunikacijos, teisės skyriaus darbus.
Svarbu greitai suteikti tinkamą informaciją. Atėjo naujokas, priskiriame jį tam tikrai grupei ir jis automatiškai gauna sistemos sugeneruotas užduotis susipažinti, užpildyti ir elektroniniu būdu pasirašyti jam būtinus dokumentus.
Atkreipkite dėmesį, kad dalis iš šių patarimų yra tiesiog Jūsų kūrybingai sukurti dokumentai. Kita – gali būti įgyvendinami intraneto ar dokumentų valdymo sistemos pagalba, t.y. iš dalies ar visiškai automatizuojant procesą.
Pavyzdžiui:
Jūsų sukurtas dokumentas. Jame: nuo kada iki kada trunka bandomasis laikotarpis, kokios atsakomybės, su kuo turi susipažinti, kokias temas aptarti, tikslai ir uždaviniai, išmatuojami rezultatai. Gali būti informacija apie: atlyginimą bandomuoju laikotarpiu ir po jo, sąlygos, kurioms esant gali būti sutrumpintas bandomasis laikotarpis. Tokį dokumentą geriausia parengti vadovui ir kartu su naujoku(-e) jį aptarti pirmąją dieną.
Intraneto aplinkoje (ar serveryje) sukurtas katalogas. Tai organizacijos vikipedija – žinynas, kuriame yra sudėtingesnių arba dažniau pasitaikančių procesų paaiškinimai ar kita medžiaga, kuri padeda greičiau išmokti ir kokybiškiau teikti paslaugą, kurti produktą ar valdyti procesą.
Kiekvieno skyriaus vadovas turi turėti teisių sąvadą: kokia informacija ir ištekliai yra leidžiami jo skyriuje dirbantiems žmonėms bandomuoju laikotarpiu ir po jo. Idealu, jei sistemų administratorius ir personalo vadovas turi visų skyrių teisių sąvadus. Efektui pasiekti pakaktų ir paprasto, excel tipo, dokumento.
Dokumentas apie etiketą ir etiką. Tai ir aprangos kodas, bei jo variacijos. Tai ir atsakymai į klausimus: kaip mes reaguojame į klientų skundus ir prašymus? Ką darome jei į mus kreipiasi žurnalistai? Koks turi būti mūsų elektroninio parašo ir automatinio atsakymo išvykus tekstas? Kaip mes bendraujame tarpusavyje ir su klientais?
Tai įkvėpimo ir motyvacijos knyga. Tai knyga, kuri ne tik papasakoja apie čia dirbančius žmones ir parodo hierarchinius medžius. Tai dokumentas, kuriame šiltai ir emocingai pasakojamos istorijos iš įmonės gyvenimo: sudėtingiausi iššūkiai, novatoriški sprendimai, sėkmės istorijos, atsiliepimai klientų, kurie iš tiesų buvo sužavėti ar jautėsi ištraukti iš bėdos. Žodžiu, tai tekstai, kurie įkvepia, verčia didžiuotis ir džiaugtis savo naująja organizacija. Kita vertus, komunikacijos ar rinkodaros skyrius tuo būdu šviečia ir ugdo naujokus, kad kiekvienas žinotų kuo užsiima kompanija, ko siekia, kuo gali pagrįstai didžiuotis. Tuomet kiekvienas tampa įmonės „interesų advokatu“, kiekvienas tam tikra prasme tampa pardavėju.
Jei naujokas(-ė) tampa atsakinga(s) už kažkokią ISO dalį, Jūs galite paskirti dokumentus, su kuriais turi susipažinti arba paskirti mokymus per nuotolį. Vėliau galima atlikti testus žinioms patikrinti. Įgyvendinama dokumentų valdymo sistemos ir intraneto pagalba.
Gali būti dokumentas arba visiškai automatizuotas ir sistemos atliekamas procesas. T.y. darbuotojas tik pasirenka dienas, kada nori išeiti atostogų, sistema pati suformuoja prašymą, kuris vieno mygtuko paspaudimu pasirašomas ir nusiunčiamas personalo skyriui, vadovui, pavaduojančiam asmeniui. Sistema pati perskaičiuoja atostogų trukmę, jei jų metu yra šventinių dienų, taip pat suformuoja užduočių rinkinius, bei primena apie neatliktus darbus: vadovui – patvirtinti ar atmesti prašymą, pavaduojančiam – perimti darbus, finansams – išmokėti atostoginius. Kai visi patvirtinimai gauti, sistema automatiškai generuoja įsakymą dėl atostogų, kuris taip pat pasirašomas vieno mygtuko paspaudimu.
Gali būti dokumentas intranete ar įmonės serveryje, tačiau taip pat gali būti visiškai automatizuotas ir sistemos valdomas procesas. Sistema pati suformuoja užduotis užsakyti, sumokėti, pervesti ir patvirtinti, viską ko reikia. Jokio žmogiškosios klaidos faktoriaus. Be to, intranete visuomet matyti kas ir iki kada išvykęs komandiruotės ar atostogų tikslais. Tai velniškai patogu.
Paprastai tai dokumentas arba visas nuotolinio mokymosi modulis, prieinamas organizacijos intranetu. Dažniausiai jame aprašoma ko žmogus gali mokytis šiais ar kitais metais, kiek reikia išdirbti organizacijoje, kad ji norėtų ir galėtų apmokėti kursus, kokioms pareigybėms ir kokie sertifikatai yra privalomi, taip pat nuotolinės mokymosi programos ir testai. Įsivaizduokite, kad Jūs galite atlikti žinių testus prieš ISO auditą, testus apie produktus ar paslaugas.
Tai vienas lėčiausiai judančių ir sunkiausiai valdomų procesų, jei jis vyksta excel‘io tipo lentelėje. O įsivaizduokite, kad žmogus, atėjęs į darbą, kartu su kitomis užduotimis, gauna užduotį užpildyti duomenų kortelę apie savo kompetenciją ir turimus sertifikatus. Taip informacija surenkama iš karto. Personalo specialistams nebereikia prašyti jos suvesti. O atnaujinama ji taip pat paprastai: išleidote darbuotoją mokytis, sistema pati suformuoja jam užduotį įkelti mokslų baigimo – egzamino išlaikymo pažymėjimą ar sertifikatą. Artėja sertifikato galiojimo laiko pabaiga? Apie tai atsakingas darbuotojas gauna automatinį pranešimą.
